Ngay khi UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 64/KH-UBND ngày 27 tháng 3 năm 2018 về triển khai việc chuyển đổi xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân thị xã đã ban hành Kế hoạch số 1258 /KH-UBND ngày 08 tháng 6  năm 2018 triển khai việc chuyển đổi xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 sang TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ hành chính nhà nước trên địa bàn thị xã Hương Trà. Qua đó, UBND thị xã xây dựng và triển khai đạt được một số kết quả cụ thể như sau:

Về sự tuân thủ của các cơ quan đối với tiêu chuẩn: Trong thời gian qua, nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo thị xã, của BCĐ ISO thị xã và sự giúp đỡ về chuyên môn của Sở khoa học công nghệ tỉnh nên việc xây dựng, xem xét, duy trì, cải tiến ISO được thực hiện thường xuyên. Các cơ quan, các phường, xã đã thực hiện theo những gì ISO quy định.

Về Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống QLCL: UBND thị xã đã phối hợp với Sở KHCN hoặc chủ động tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức; đánh giá viên nội bộ của các cơ quan, đơn vị cấp thị xã và Ủy ban nhân dân các phường xã. Hằng năm, bình quân tổ chức 3 lớp tập huấn về hướng dẫn rà soát, duy trì, cải tiến ISO cho các đối tượng là BCĐ ISO thị xã, Lãnh đạo, công chức phụ trách ISO các cơ quan chuyên môn có Thủ tục hành chính và UBND các phường, xã; hướng dẫn xây dựng hệ thống tài liệu, các quy trình tác nghiệp và các hoạt động duy trì, cải tiến hệ thống.

Việc thực hiện hệ thống chất lượng và cập nhật các thay đổi của VBQPPL liên quan: Các cơ quan được xây dựng hệ thống ISO đều thực hiện theo đúng chính sách và mục tiêu chất lượng đã đề ra; xây dựng các quy trình tác nghiệp, quy trình bắt buộc và thực hiện theo đúng các quy trình đã xây dựng; khi có sự thay đổi về căn cứ pháp lý áp dụng cho việc giải quyết các TTHC hay thay đổi một hay nhiều nội dung trong các TTHC thì các đơn vì đều xin ý kiến của BCĐ để kịp thời sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Hoạt động đánh giá nội bộ: Hằng năm, UBND thị xã ban hành Quyết định phê Kế hoạch đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnTCVN ISO 9001:2015 tại UBND thị xã Hương Trà, theo Kế hoạch, mỗi nhóm gồm 3 thành viên trong đó có 1 trưởng nhóm tổ chức đánh giá chéo ở 11 cơ quan thuộc thị xã, Nhóm trưởng đã được chỉ định của mỗi nhóm đánh giá phải lập chương trình đánh giá nội bộ cụ thể tại Phòng được đánh giá, chương trình nêu rõ ngày, thời điểm, người sẽ đánh giá tại từng bộ phận của Phòng đó, các nội dung cần đánh giá và tài liệu được dùng làm cơ sở đánh giá. Đại diện lãnh đạo về chất lượng xem xét, phê duyệt từng Chương trình đánh giá. Sau khi đánh giá, các nhóm sẽ có bảo cáo tổng hợp và yêu cầu các đơn vị cam kết thời gian khắc phục các điểm không phù hợp. Sau đó BCĐ ISO thị xã sẽ kiểm tra lại việc khắc phục các điểm không phù hợp của cơ quan và báo cáo Lãnh đạo thị xã.

Hoạt động xem xét của lãnh đạo: Hàng năm, Lãnh đạo UBND thị xã chủ trì nhiều cuộc họp xem xét của lãnh đạo về các vấn đề thay đổi các TTHC chủ yếu trong lĩnh vực đất đai, LĐTBXH, duy trì, cải tiến hệ thống theo các Quyết định về công bố bộ danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND và các cơ quan cấp huyện được tiếp nhận và hoàn trả kết quả tại Trung tâm Hành chính công cấp huyện và nhiều Quyết định chuẩn hóa khác của UBND tỉnh ở tất cả các lĩnh vực. Ngoài ra còn tổ chức họp lồng ghép vào các cuộc họp giao ban, họp chuyên môn khác.

Trên cơ sở đó UBND cấp thị xã đã hoàn thành việc xây dựng, chuyển đổi, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động giải quyết các thủ tục hành chính theo quy định; 100% quy trình của TTHC thuộc lĩnh vực giải quyết của các cơ quan chuyên môn, UBND xã, phường đã được xây dựng chuyển đổi theo TCVN ISO 9001:2015 và thực hiện công bố hoặc công bố lại đảm bảo quy định.

Nhờ áp dụng TCVN ISO 9001:2015, nền hành chính công của thị xã ngày càng hiện đại hóa và môi trường công vụ văn minh hơn. Ở các nội dung cụ thể của hành chính công như: Quản lý tài liệu, hoạt động giải quyết TTHC tại Trung tâm hành chính công; quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả... đều rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng; góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công chức và chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị. Trong năm 2020, tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn trên 93%. Hơn hết, sự hài lòng và tin tưởng của người dân, doanh nghiệp về chất lượng phục vụ của các cơ quan hành chính nhà nước của thị xã ngày càng nâng cao.

Tuy nhiên, qua theo dõi cho thấy thực tế việc áp dụng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào các cơ quan hành chính thời gian qua cũng bộc lộ một số điểm tồn tại hạn chế như: Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở các cơ quan, đơn vị, địa phương còn chưa được phát triển đồng bộ, đủ tiềm năng để áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống Quản lý chất lượng ISO trên diện rộng. Việc thực hiện ở một số  cơ quan chuyên môn và UBND các xã, phường còn nhiều nơi mang tính hình thức, chưa thực sự sâu rộng về việc áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống Quản lý chất lượng ISO.

Việc cập nhật thay đổi các quy trình cho phù hợp với sự thay đổi của các TTHC còn chậm, gặp nhiều khó khăn vì thủ tục hành chính thường xuyên được chuẩn hóa, thay đổi, văn bản QPPL thường xuyên thay đổi.

Các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành và thay đổi, bổ sung, điều chỉnh nhiều nên dẫn tới việc các cơ quan, đơn vị phải thường xuyên soát xét các quy trình tác nghiệp để ban hành, áp dụng. Các biểu mẫu tại các quy trình ISO của các đơn vị chưa thống nhất theo Quy định hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và giao trả kết quả giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa.

Các quy trình điện tử mà UBND tỉnh phê duyệt để cấu hình vào phần mềm chưa phù hợp với thực tế tại các đơn vị áp dụng dẫn để các đơn vị áp dụng chủ yếu là hình thức.

Kiến thức về ISO rất rộng và trừu tượng trong khi cán bộ phụ trách ISO tại các đơn vị lại làm việc theo chế độ kiêm nhiệm nên sự hiểu biết về ISO của các cán bộ công chức một số cơ quan, địa phương chưa được nhiều.

Việc thực hiện kế hoạch đánh giá nội bộ chậm dẫn đến việc hành động khắc phục, phòng ngừa chưa kịp thời.

Để khắc phục được những khó khăn, bất cập, hạn chế hiện nay, thị xã triển khai một số giải pháp để làm tốt hơn việc áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất  lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn như sau:

Trước hết cần tăng cường công tác tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo, đặc biệt là người đứng đầu cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức trong tuân thủ các quy trình ISO.

Hai là, đầu tư nguồn lực nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng, duy trì HTQLCL tại cơ quan, đơn vị gắn với phát triển cơ sở hạ tầng thông tin, triển khai đồng bộ hệ thống quản lý văn bản ở các cấp quản lý hành chính nhằm cải thiện tiến độ và hiệu quả thực hiện TTHC đồng bộ; hỗ trợ việc áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL ISO trên diện rộng.

Ba là, tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đánh giá nội bộ nhằm kiểm soát tốt hơn nữa việc thực hiện các quy trình ISO của các cơ quan, đơn vị; đẩy mạnh công tác kiểm tra, giám sát tiến trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng; thường xuyên rà soát các văn bản pháp luật liên quan, soát xét khả năng phù hợp với thực tiễn và đề xuất cơ quan thẩm quyền các giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật liên quan tạo hành lang pháp lý phục vụ công tác ISO góp phần nâng cao hiệu quả công tác CCHC ở địa phương.

Bốn là Đối với việc triển khai ISO điện tử: trong quá trình triển khai thực tế 02 phần mềm tại các đơn vị (phần mềm dịch vụ công trực tuyến và phần mềm ISO điện tử) đã gặp một số khó khăn do chưa thống nhất các quy trình giải quyết thủ tục hành chính bao gồm các bước thực hiện, người thực hiện, thời gian thực hiện của quy trình giải quyết thủ tục hành chính do vậy cần đồng bộ 02 phần mềm: dịch vụ công trực tuyến và phần mềm ISO điện tử để triển khai ISO điện tử cho các cơ quan, đơn vị nhằm thay thế hoàn toàn cho ISO thủ công.

Năm là, đẩy mạnh hoạt động đào tạo, tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ về Hệ thống quản lý chất lượng cho đội ngũ cán bộ công chức của các cơ quan, đơn vị.

 Đào Văn Đại- Trung tâm hành chính công